„Artgerechtes“ Projektmanagement

Ruhig, Großer!

Respekteinflößend, schwer zu berechnen – manches Projekt gleicht einem wilden Tier. Wir haben die sechs wichtigsten Projekt-Spezies für Sie beobachtet und verraten Grundregeln, wie Sie die Kontrolle über sie behalten.

Der Projektalltag ähnelt bisweilen einem Dschungel. Er steckt voller Unwägbarkeiten. Oft muss man auf neue Entwicklungen oder Erkenntnisse reagieren: etwa unvorhergesehene technologische Hürden, veränderte Teamstrukturen oder neue Prioritäten im Gesamt-Projektportfolio. Finden die Verantwortlichen keinen schnellen und sicheren Weg durch das Dickicht, kann das Projekt in Verzug geraten, Ziele werden nicht erreicht oder die Kosten gesprengt. Im äußersten Fall scheitert das gesamte Vorhaben.

Jedes Projekt hat also sein Eigenleben. Dazu kommen unterschiedliche Anforderungen, je nach Projekttyp: Eine weitreichende Restrukturierung verlangt Projektleitern und Stakeholdern ganz andere Dinge ab als ein IT-Entwicklungsprojekt, das nur einen kleineren Teil des Unternehmens berührt. Patentlösungen, sogenannte One-size-fits-all-Ansätze, sind daher wenig sinnvoll.

Dennoch gibt es Möglichkeiten, die Artenvielfalt der Projekte zu überblicken. Für alle, die sich schnell in der freien Wildbahn orientieren möchten, haben wir sechs Projekt-Spezies identifiziert, die uns in der Praxis am häufigsten begegnen. Eine Unterlage mit einer systematischen Übersicht können Sie hier herunterladen. Sie finden darin auch ein Template zur Klassifizierung Ihrer eigenen Projekte.


Too big to fail: Der Elefant

Der evolutionäre Nachfolger des Mammut-Projekts. Charakteristisch für das Elefanten-Projekt sind eine lange Laufzeit und ein hohes Budget. Schon aufgrund seiner Dauer ist es häufig Einflüssen ausgesetzt, die außerhalb des Projekts oder des Unternehmens liegen und das Vorhaben komplizieren.

 

Beispiel: Einführung eines IT-Systems mit globalem Roll-out für mehrere Tausend User

Erfolgsfaktoren:

  • Alles beginnt mit einer intensiven Planungs- und Initiierungsphase, um spätere Kurskorrekturen zu reduzieren bzw. verschiedene Szenarien für den Projektverlauf vorwegzunehmen und sich darauf vorzubereiten.
  • Stellen Sie die nachhaltige Unterstützung des Managements sicher und kommunizieren Sie diese im Lauf des Projekts auch immer wieder an die Stakeholder.
  • Legen Sie Meilensteine stringent fest, bleiben Sie in diesem Rahmen jedoch so flexibel und agil wie möglich, zum Beispiel indem Sie für jede Situation einen Plan B und C bereithalten.
  • Regelmäßige „Lessons Learned“ Workshops helfen, Defizite im Projektverlauf rechtzeitig zu identifizieren und gegenzusteuern.

 

Alles gemeinsam: Der Schwarm

Vogelschwärme erreichen ihr Ziel dank der großen Zahl an Individuen, die sich gemeinsam durch Wind und Wetter schlagen und sich perfekt miteinander verständigen. Schwarm-Projekte stehen und fallen mit der Zusammenarbeit zwischen Projektmitgliedern und Stakeholdern. Externe Partner sind frühzeitig einzubinden. Der Koordinations- und Kommunikationsbedarf ist erheblich.

 

Beispiel: Optimierung der Supply Chain für ein Konsumprodukt

Erfolgsfaktoren:

  • Warum brauchen wir das Projekt? Diese Frage steht am Anfang Ihrer Reise. Erarbeiten Sie Ihre Change Story frühzeitig und gemeinsam mit den Beteiligten. Trotz möglicher Interessenkonflikte behalten so alle das große Ziel vor Augen.
  • Die zahlreichen Projektmitglieder und Stakeholder sind stark im Tagesgeschäft eingebunden. Um sie organisatorisch zu entlasten, sollte das Projektmanagement Office (PMO) über ausreichende Ressourcen verfügen. 
  • Kommunikationsinstrumente wie regelmäßige Status Reports und Projektnewsletter sind unabdingbar, um alle auf dem aktuellen Stand zu halten und Probleme früh zu erkennen.

 

Hoch hinaus: Der Pegasus

Der Legende nach brachte das geflügelte Pferd Pegasus dem höchsten Gott Zeus Blitz und Donner. In großen Höhen bewegen sich auch Pegasus-Projekte: Sie widmen sich dem Thema Innovation und werden in der Regel vom Top-Management gesponsert. Der Weg zum Innovations-Olymp ist jedoch häufig unklar. Es liegt in der Natur kreativer Arbeit, dass sie sich schwer steuern lässt. Detaillierte Meilensteine lassen sich kaum definieren, und übliche Kriterien des Projektmanagements (z.B. der Fertigstellungsgrad eines Arbeitspakets) sind nicht ohne weiteres anwendbar.

 

Beispiel: Konzeption einer innovativen Speichertechnologie für Strom aus Windkraft- oder Solaranlagen

Erfolgsfaktoren:

  • Innovation entsteht meist dann, wenn man ein Problem aus verschiedenen Perspektiven betrachtet. Stellen Sie ein Projektteam auf, das sich durch Diversität und flache Hierarchien auszeichnet. 
  • Planen Sie ausreichend Zeit für die Konzeptphase ein. Die Kreativität ist dabei kein Selbstzweck – Ziele und Anforderungen müssen klar formuliert sein. 
  • Selbst geniale Eingebungen haben keinen Wert, wenn man sie in späteren Phasen nicht mehr nachvollziehen kann. Dokumentieren Sie Ideen sorgfältig im Rahmen eines Requirement Managements.  
  • Sobald das Konzept steht, geht es in die strukturierte Entwicklungsphase. Klar definierte Meilensteine und Quality Gates tragen dazu bei, dass den Ideen wirklich Flügel wachsen.

 

Alles im Blick: Die Eule

Clever, scharfsichtig und hellhörig: In ihrem Revier entgeht der Eule nichts. Auch Unternehmen haben Details im Blick, wenn sie Eulen-Projekte starten. Diese Feinheiten sind für den Großteil der Organisation wenig sichtbar, aber meist auditrelevant und somit von hoher Bedeutung.

 

Beispiel: Anpassung von IT-Prozessen an neue Qualitätsstandards

Erfolgsfaktoren:

  • Sie müssen nicht das Rad neu erfinden. Verwenden Sie, wo möglich, erprobte Vorgehensweisen (Best Practices) anderer Unternehmen. 
  • Dokumentieren geht über alles: Behalten Sie von Anfang an die Übersicht und lassen Sie die Fäden im Projektmanagement zusammenlaufen. Stellen Sie die Dokumentation der Projektergebnisse sicher, z.B. durch Genehmigungs-Workflows und eine nachvollziehbare Änderungshistorie.
  • Expertenwissen sollte kein Monopol sein. Sonst gerät das gesamte Vorhaben ins Stocken, wenn die kundige Person einmal ausfällt. Wichtige Kenntnisse sind am besten bei mehreren Mitarbeitern aufgehoben.
  •  „Advocatus Diaboli“: Schaffen Sie bewusst  Gelegenheiten, um (Zwischen-)Ergebnisse von internen oder externen Fachleuten kritisch hinterfragen zu lassen. Solche simulierten Audits fördern Schwachpunkte zutage, die Sie vor einem möglichen offiziellen Audit noch ausräumen können.

 

Schnell zum Erfolg: Der Gepard

Geparden-Projekte sollen in Rekordzeit den großen Fang machen. Häufig wird das Rennen vom Top-Management aufmerksam (und nicht selten nervös) verfolgt.

 

Beispiel: Launch eines neuen Produktes als Reaktion auf ein innovatives Konkurrenzprodukt

Erfolgsfaktoren:

  • Bei aller Ambition: Planen Sie die Projektmeilensteine realistisch. Ein zu hohes Anfangstempo rächt sich im Rennverlauf – es werden Korrekturen nötig oder das Endergebnis erfüllt die Erwartungen nicht. 
  • Wenn nötig, wirken Sie überzogenen Erwartungen aktiv entgegen, indem Sie Ihr pragmatisches Vorgehen gegenüber dem Top-Management vertreten. 
  • So ein Sprint kostet Kraft. In einem Geparden-Projekt wird es die eine oder andere Überstunde geben. Die Mitarbeiter müssen den hohen Belastungen und dem Druck gewachsen sein. Achten Sie darauf bei Ihrer Teamaufstellung.

 

Bereit für morgen: Das Eichhörnchen

Sich für Zeiten wappnen, in denen einem die Früchte nicht vor die Füße fallen:  Eichhörnchen-Projekte zielen darauf ab, die Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern oder Prozesse zu verbessern. Nicht allen schmeckt die Veränderung, insbesondere wenn die Arbeit schon bei schönem Wetter stattfindet und scheinbar keine Dringlichkeit besteht. Change Management und intensive Projektkommunikation sind darum enorm wichtig.

 

Beispiel: Optimierung von Produktionsprozessen, um Kosten zu reduzieren

Erfolgsfaktoren:

  • Planen Sie ausreichende Ressourcen für das Change Management ein.
  • Formulieren Sie eine überzeugende Change Story: Aus welchen Gründen ist die Veränderung jetzt notwendig – und was haben die Mitarbeiter davon?
  • Kommunizieren Sie die Change Story sowohl über reguläre interne Medien (z.B. das Intranet) als auch über eigene Kanäle (z.B. Mitarbeiterveranstaltungen, Microsite, Projektnewsletter, Infostände, Flyer). 
  • Lassen Sie in der Projektkommunikation sowohl das Management als auch Projektmitglieder zu Wort kommen. 

 

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