Agile Transformation: Kleine Sprünge, hohe Wirkung

Um ein Unternehmen agiler zu machen, braucht man nicht gleich den großen Wurf. Wie Sie Veränderungen schrittweise voranbringen und schnelle Erfolge erzielen.

Agilität verspricht große Vorteile, vor allem in Bereichen, wo Innovation und schnelle Prozesse gefragt sind. Die Grundprinzipien lassen sich grob vereinfacht so beschreiben: Tempo geht über Perfektion. Verschiedene Disziplinen arbeiten eng zusammen und tauschen sich häufig aus, um in vielen Optimierungsrunden rasch zu einem Ergebnis zu gelangen. Das kann in einem IT-Unternehmen zum Beispiel ein einzelnes neues Software-Feature sein, das den Endkunden das Leben leichter macht und sie so an den Anbieter bindet.

 

Viele Unternehmen haben sich vorgenommen, agiler zu werden, nicht nur in der IT- oder Produktentwicklung. Doch wie geht man eine solche Veränderung richtig an, die prinzipiell alle Organisationsbereiche berühren kann? Und wann ist man am Ziel? Hier gibt es keine pauschalen Antworten, denn das agile Unternehmen aus dem Lehrbuch existiert nicht. Die Transformation kann mehr oder weniger weite Kreise ziehen, also nur ausgewählte Bereiche betreffen oder das ganze Unternehmen. Und sie erreicht praktisch nie ein Stadium, in dem sie ganz vollendet ist: Mitarbeiter mögen in agilen Methoden routinierter werden und die damit verbundene Denkweise mag gefestigt sein, aber es wird immer Routinen und Prozesse geben, die sich verbessern lassen. Unternehmen sollten dies als Freiheit begreifen und diese nutzen, um ihren eigenen Weg zu finden. Hilfreich sind dabei folgende Schritte:

 

Transformation Story verdeutlicht die Vorteile


Erklären Sie, wie agiles Arbeiten, agile Werte und Prinzipien Ihr Kerngeschäft unterstützen. Welchen Wettbewerbsvorteil bringt die Transformation Ihrem Unternehmen? Einfaches Beispiel: Agilität verbessert die internen IT-Dienstleistungen und verkürzt damit letzten Endes die Service- und Lieferzeiten Ihres Unternehmens.

 

Aller Anfang ist gut


Eine agile Organisation entwickelt sich am besten Schritt für Schritt. Häufig beginnt dies in der IT-Entwicklung – sie ist dann gewissermaßen die Keimzelle agiler Zusammenarbeit im Unternehmen. Es kommen aber auch andere Abteilungen dafür in Frage. Finden Sie einen geeigneten Pilot-Bereich, der erste Erfahrungen sammelt und Impulse für die weitere Transformation setzen kann.

 

Stakeholder einbeziehen und vernetzen


Ermitteln Sie, welche Mitarbeitergruppen von der Veränderung betroffen sind. Direkte Stakeholder arbeiten selbst in einem Bereich, der agile Prinzipien einführt. Indirekte Stakeholder tragen diesen Wandel mit, zum Beispiel die IT-Anwender aus einem Geschäftsbereich: Sie müssen sich unter anderem darauf einstellen, dass sie Zwischenstände zu sehen bekommen und die IT häufiger Feedback von ihnen benötigt. Unterstützen Sie alle Stakeholder mit gezielten Maßnahmen. Direkt Beteiligte können sich zum Beispiel in sogenannten Communities of Practice vernetzen, einer Gemeinschaft von Mitarbeitern, die vor ähnlichen Aufgaben stehen und regelmäßig ihre Erfahrungen teilen. Denkbar sind beispielsweise wöchentliche Meetings zu wechselnden Themen, etwa nützliche Kniffe bei der Arbeit mit einem Testtool.

Indirekte Stakeholder lassen sich am besten von Kollegen aus den eigenen Reihen einbinden und motivieren. Dies können Multiplikatoren übernehmen, die zwischen dem Transformationsteam und den involvierten Geschäftsbereichen vermitteln. Auch die Multiplikatoren bilden ein Netzwerk und laden weitere Kollegen ein, sich zu beteiligen, etwa an einem anstehenden Review, also der Bewertung eines Zwischenresultats.

 

Trainings für Anfänger und Profis


Agile Prinzipien sind schon einige Jahre in der Welt, so dass ein Teil Ihrer Mitarbeiter bereits Erfahrungen mitbringen dürfte. Wenn Sie Trainings planen, empfiehlt sich daher eine Change Impact Analyse unter der Leitfrage: Für welche Stakeholder ist das Thema neu, für welche nicht? So stellen Sie sicher, dass die Schulungen niemanden über- oder unterfordern.

 

Schneeball-Effekte nutzen


Idealerweise färben agile Prinzipien schon während der Pilotierung auf angrenzende Bereiche ab. Angenommen, die IT entwickelt mit agilen Methoden ein verbessertes CRM-System für den Vertrieb. So lernen die indirekten Stakeholder dieses Prinzip aus Kundensicht kennen. Multiplikatoren aus dem Geschäftsbereich können daran anknüpfen und anregen, ausgewählte agile Tools im Vertrieb zu übernehmen. Eignet sich zum Beispiel ein Backlog oder ein Kanban-Board, um Aufgaben zu strukturieren und Fortschritte zu überblicken? Agile und klassische Methoden schließen einander nicht aus – es gibt viele Möglichkeiten, die Modelle zu kombinieren. Wichtig ist allerdings, dass Mitarbeiter die agilen Werte und Prinzipien bewusst leben.

 

Expertengruppe begleitet den Wandel


Agiles Methodenwissen allein genügt nicht. Mitarbeiter müssen bereit sein umzudenken, sich von alten Rollen zu lösen, sich stärker auszutauschen und mit vorläufigen, unperfekten Ergebnissen zu leben. Dieses neue Denken lässt sich nicht verordnen, sondern muss sich entwickeln, je nach Arbeitsumfeld auf passende Art und Weise.

Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter dabei zum Beispiel mit einem Lean-Agile Center of Excellence (LACE), einer internen Expertengruppe, die Beteiligte berät und interessierte Kollegen über den aktuellen Stand der agilen Transformation auf dem Laufenden hält. Um zu ermitteln, wie sich die agile Zusammenarbeit entwickelt, bieten sich außerdem regelmäßige Umfragen an: Wie bewerten die Mitarbeiter die Kommunikation zum Thema? Wie zufrieden sind sie mit der aktuellen Situation? Mit welchem Herausforderungen haben sie es zu tun?

 

Fortschritt ohne Ende


Es ist gleichzeitig ein Segen und eine Herausforderung: Agile Transformation hat kein Endziel, das von Beginn an kommuniziert werden kann. Das gibt den Teams viele Freiheiten, ist für die Mitarbeiter aber auch ungewohnt und kann demotivierend wirken. Richten Sie darum den Blick auf Zwischenerfolge – diese sollten Sie angemessen würdigen und feiern.

22.03.2021, Grosse-Hornke

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