Statt große Säle zu füllen, bringen Hybrid-Konferenzen relativ wenige Akteure und Zuschauer an einem Ort zusammen. Der überwiegende Teil des Publikums verfolgt das Geschehen online. Dieses Konzept spart nicht nur Ressourcen, sondern erreicht über digitale Medien auch mehr Menschen als herkömmliche Live-Events. Kosten für Reisen, Übernachtungen und Catering fallen geringer aus, ebenso die CO2-Emissionen. Mitschnitte von Vorträgen, Podiumsdiskussionen, Q&A und andere Beiträge lassen sich in Echtzeit übermitteln, zusätzlich über eigene Webseiten und soziale Medien teilen. Gut gemachte Inhalte können so im Netz noch lange nachwirken. Diese Vorzüge kommen aber nur zum Tragen, wenn Veranstalter den digitalen Part sehr sorgfältig vorbereiten und umsetzen. Im Vergleich zu Live-Events bringt das einige neue Aufgaben mit sich. Was ist zu beachten?

1. Zeitplan entzerren

Niemand möchte von früh bis spät Vorträge am Bildschirm verfolgen. Was man in einen Tag Live-Programm packen kann, sollte sich im Hybrid-Format in kleineren Einheiten über mehrere Tage erstrecken. Verschiedene Themenschwerpunkte erlauben es den Teilnehmern, ihre Favoriten herauszupicken.

2. Von „stumm“ auf Dialog schalten

Wie kommt man aus der Ferne mit den Referenten ins Gespräch? Naheliegend ist ein moderierter Chat: Eine Person aus dem Event-Team sichtet die Fragen und Kommentare, bevor sie ausgewählte Beiträge an die Moderation weitergibt. Geht es um reine Information, bieten sich andere Dialogformate an. Virtuelle Messestände etwa, die sich interaktiv erkunden lassen. Wer mehr wissen möchte, kann sich in einem Chatroom an Experten wenden.

3. Informellen Austausch ermöglichen

Virtuelle Realität und themenbezogene Chats können eines nicht ersetzen: das Netzwerken, das sich in den Pausen oder bei einem Abendevent von allein ergibt. Doch auch online sind zufällige Begegnungen möglich, zum Beispiel über die Plattform Chatroulette for Conferences.

4. Location zum Studio machen

Ein professioneller Video-Stream ist vergleichbar mit einer TV-Produktion. Bühnenaufbau, Technik, Maske, Kamera, Ton, Schnitt und Regie gehören in die Hände von Profis. Bei einem dreitägigen Event mit je sechs Stunden Programm sind gut und gerne 20 Set-Mitarbeiter beschäftigt.

5. Akteure an die Hand nehmen

Selbst routinierte Referenten brauchen vor einer Hybrid-Konferenz detaillierte Hinweise. Wer auf der Bühne vor einem Greenscreen Platz nimmt, sollte an dem Tag beispielsweise keine grüne Kleidung tragen. Auch Video-Schalten laufen häufiger schief, als man erwarten würde: Redner nutzen schlechtes Equipment, kämpfen mit dem Konferenztool, sitzen mit dem Rücken zum Fenster etc. Idealerweise bieten Veranstalter vorab eine Generalprobe an. Nicht zu vergessen: Selbst wenn kein Publikum anreist, sollte es ein kleines Rahmenprogramm geben – die anwesenden Akteure und die Streaming-Crew freuen sich darüber.